Informativa Whistleblowing

Vetri Speciali S.p.A., consapevole dell’importanza dell’attivazione di adeguati canali di segnalazione al fine di tutelare l’integrità dell’Azienda e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività aziendali, ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

Con la presente Informativa Vetri Speciali S.p.A. intende promuovere la più ampia diffusione presso tutti i Destinatari di ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.

CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo aziendale in qualità di:
- lavoratori subordinati;
- lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda;
- liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Azienda;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Azienda, anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fase precontrattuali ovvero durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

QUALI COMPORTAMENTI POSSONO ESSERE SEGNALATI

Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e violazioni del Modello 231, quali, a titolo esemplificativo, comportamenti corruttivi verso la Pubblica Amministrazione, violazioni in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, violazioni della normativa in materia Ambientale. Si evidenzia che tali segnalazioni potranno essere effettuate esclusivamente per il tramite dei canali di segnalazione interni;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti;  sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, come frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme nazionali e comunitarie in materia di concorrenza (art. 2 e 3 L. 287/90 e art. 101 e !02 TFUE) e le violazioni delle specifiche disposizioni del Codice Antitrust di Vetri Speciali nonché delle norme in materia di aiuti di Stato, di imposte sulle società, libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le c.d. pratiche abusive che contravvengono alla tutela della libera concorrenza (adozione di prezzi predatori, sconti target, vendite abbinate, etc.).

Sono escluse dall’ambito di applicazione della disciplina le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate oppure ad aspetti di vita del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale.
Sono altresì escluse le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio) oppure pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato.
Le suddette “segnalazioni escluse” non sono, pertanto, considerate segnalazioni whistleblowing e, quindi, l’azienda le tratterà secondo i propri Regolamenti interni.
Le segnalazioni che avranno a che fare con tematiche legate al genere verranno prese in carico dal Comitato Guida - Parità di Genere.

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Al fine di consentire un’adeguata attività di verifica, è necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la ricostruzione del fatto e all’accertamento della fondatezza di quanto segnalato. In particolare, dovranno essere indicati:
- i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita) e nel caso di incontro diretto, un recapito ove ricevere l’avviso di ricevimento della segnalazione e i successivi riscontri, nonché eventuali richieste di integrazioni e chiarimenti;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare l‘eventuale soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
- eventuali documenti allegati;
- eventuali soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, saranno considerate e trattate quali segnalazioni ordinarie pur con le medesime procedure interne previste per le segnalazioni whistleblowing.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Per consentire la trasmissione di Segnalazioni scritte e orali, l’Azienda, sentite le rappresentanze sindacali, attiva e mantiene aperti i seguenti canali di segnalazione:
a) Canale per le segnalazioni in forma scritta:
    - Piattaforma Online
b) Canale per le segnalazioni in forma orale:
    - Piattaforma Online

Ove richiesto dal segnalante, è possibile fissare un incontro diretto con il Gestore del Canale. L’incontro diretto è tenuto esclusivamente dal Gestore del Canale con modalità riservate e mediante la redazione della scheda di segnalazione.
Vetri Speciali S.p.A., nel pieno rispetto del Decreto Whistleblowing, garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La gestione del canale di segnalazione è affidata all’Ufficio del Personale (il “Gestore del Canale”).
Qualora un componente dell’Ufficio del Personale versi in conflitto di interessi, in quanto soggetto segnalante, segnalato o persona coinvolta dalla segnalazione, darà seguito all’obbligo dell’avviso di ricevimento della segnalazione e trasmetterà senza ritardo la stessa ad un altro componente, che non versi in stato di conflitto di interessi, e si asterrà da ogni ulteriore attività in merito alla segnalazione. Tale disposizione si applica anche in caso il conflitto emerga durante il trattamento della segnalazione, con effetto da tale momento.

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore del Canale, ricevuta la segnalazione, svolge le seguenti attività:
- rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; 
- mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
- da diligente seguito alle segnalazioni ricevute attivando i soggetti incaricati per la gestione della segnalazione, ad esempio l’ODV per le segnalazioni in materia 231;
- fornisce un riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Tale riscontro può avere anche natura interlocutoria, qualora l’istruttoria non sia ancora terminata. Terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati al segnalante.

Per l’adeguato trattamento della segnalazione, potranno essere coinvolti soggetti interni o esterni, in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste, che non versino in conflitto d’interessi e che saranno comunque vincolati agli obblighi di riservatezza previsti dalla norma. 
All’esito dell’istruttoria, se la segnalazione risulta fondata, il Gestore del canale di segnalazione si rivolgerà agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti ai fini dell’attivazione di azioni preventive, correttive o disciplinari nei confronti del segnalato.

IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO (ANAC)

Per poter ricorrere al canale di segnalazione istituito da ANAC, devono sussistere alcune condizioni. In particolare, il segnalante può adire alla procedura esterna soltanto se ricorre una delle seguenti condizioni: nel suo contesto lavorativo il canale aziendale di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme al D.Lgs. n. 24/2023; ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Al medesimo canale possono essere segnalate eventuali ritorsioni subite. 
Vedasi https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

INFORMATIVA PRIVACY RELATIVA AI DATI PERSONALI CHE EMERGONO DALLE SEGNALAZIONI 

Ai sensi degli artt. 12 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”), ed in generale in osservanza del principio di trasparenza previsto dal Regolamento medesimo, si forniscono le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali (cioè di qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile: “Interessato”) connessi all’utilizzo del canale di segnalazione cd. Whistleblowing.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO e DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Il titolare del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali) è Vetri Speciali S.p.A., con sede a Trento, via Torre d’Augusto n. 34, C.F. 01462040229, telefono +39 0461 270111, Posta Elettronica Certificata: vetrispeciali.amministrazione@cert.neispa.com. Per contatti specificamente relativi alla tutela dei dati personali, compreso l’esercizio dei diritti di cui al successivo punto 8 si indica in particolare l’indirizzo e-mail: privacy@vetrispeciali.it, al quale si prega di voler rivolgere le Vostre eventuali richieste.
Si informa che il Titolare del Trattamento ha designato, ai sensi dell'art. 37 del Regolamento il responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, in sigla “DPO”) contattabile attraverso i seguenti canali:
indirizzo Trento via Torre d’Augusto 34; e-mail: dpo@vetrispeciali.it; telefono 0461 1830025.

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali vengono trattati per la gestione del procedimento di Whistleblowing secondo la normativa, incluse le verifiche della segnalazione, l’interlocuzione con il segnalante, l’adozione di provvedimenti conseguenti all’istruttoria sulla segnalazione, la tutela, anche giudiziale, dei diritti.

3. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI E MODALITÀ DI RACCOLTA, E SOGGETTI INTERESSATI
I dati oggetto di trattamento sono quelli derivanti dal contenuto della segnalazione e possono riguardare quindi qualunque categoria di dato personale. 
I dati sono reperiti presso l’Interessato segnalante (contenuto della segnalazione ed eventuali successive interlocuzioni) o attraverso le indagini della conseguente istruttoria.
Gli Interessati sono il segnalante e i soggetti eventualmente oggetto, anche indiretto, della segnalazione. 

4. OBBLIGATORIETÀ O MENO DEL CONFERIMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Non vi è un obbligo giuridico di conferire i dati personali, ma il mancato conferimento inciderà sulla possibilità di dare corso, totalmente o comunque in maniera adeguata, alla segnalazione.
La base giuridica del trattamento è adempimento di obbligo di legge (normativa in materia Whistleblowing, inclusi L. 179/2017 e D.Lgs. 24/2023) e legittimo interesse del Titolare a tutelare alla tutela della legalità in azienda. Rimane ferma la necessità di consenso per la comunicazione dei dati del segnalante nei casi previsti dall’art. 12, paragrafi 2 e 5 del D.Lgs. 24/2003 e per la documentazione nei casi previsti dall’art. 14, paragrafi 2 e 4 del medesimo Decreto.

5. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE
Il trattamento sarà effettuato:
- mediante l’utilizzo di sistemi manuali e automatizzati;
- da soggetti o categorie di autorizzati all’assolvimento dei relativi compiti;
- con l’impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.
I dati saranno conservati per il solo periodo necessario al conseguimento delle finalità indicate; ordinariamente (quindi, ad esempio, in assenza di contenziosi), pertanto, i dati non saranno conservati oltre i cinque anni successivi alla segnalazione.
Non vi sono processi decisionali automatizzati.

6. COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, a:
- tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi (es. Autorità giudiziaria);
- dipendenti, collaboratori, fornitori del Titolare, nell’ambito delle relative mansioni e/o obblighi contrattuali relativi alla gestione della procedura Whistleblowing; tra i soggetti della struttura organizzativa del Titolare si indicano ad esempio le funzioni addette alla ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni e l’Organismo di Vigilanza 231; tra i fornitori del Titolare si indicano a titolo consulenti legali e le società di servizi informatici, specificando in particolare che la procedura di segnalazione avviene attraverso la piattaforma software della società MyGo s.r.l., con sede a Roma, via del Corso 92, designata quale Responsabile del trattamento;
- Autorità pubbliche a cui può essere fatta denuncia dei fatti segnalati.
Si ricorda poi che, ai sensi dell’art. 12 D.Lgs. 24/2023 l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e che nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
I dati non sono soggetti a diffusione.

7. LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali avviene sul territorio dell’Unione Europea. Non vi è intenzione di trasferire i dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Il GDPR attribuisce all’Interessato l’esercizio dei seguenti diritti con riferimento ai dati personali che lo riguardano (la descrizione sintetica è indicativa, per la completa enunciazione dei diritti, comprese le limitazioni degli stessi, si rimanda al Regolamento, ed in particolare agli artt. 15-22):
- accesso ai dati personali (l’Interessato ha il diritto di avere gratuitamente le informazioni in merito ai dati personali che lo riguardano detenuti dal Titolare ed al relativo trattamento, nonché di ottenerne copia in formato accessibile);
- rettifica dei dati personali (su segnalazione dell’Interessato, correzione o integrazione dei dati personali –non espressione di elementi valutativi– non corretti o imprecisi, anche divenuti tali in quanto non aggiornati);
- cancellazione dei dati personali (diritto all’oblio) (ad esempio, i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati; sono stati trattati illecitamente; devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale; l’Interessato ha revocato il consenso e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; l’Interessato si oppone, sussistendo le condizioni, al trattamento); 
- limitazione del trattamento (in determinati casi –contestazione dell’esattezza dei dati, nel tempo necessario alla verifica; contestazione della liceità del trattamento con opposizione alla cancellazione; necessità di utilizzo per i diritti di diritti di difesa dell’Interessato, mentre essi non sono più utili ai fini del trattamento; se vi è opposizione al trattamento, mentre vengono svolte le necessarie verifiche– i dati verranno conservati con modalità tali da poter essere eventualmente ripristinati, ma, nel mentre, non sono consultabili dal Titolare se non appunto in relazione alla verifica della validità della richiesta di limitazione da parte dell’Interessato, o con il consenso dell’Interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa in giudizio di un diritto in sede giudiziaria o per tutelare i diritti di altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro);
- opposizione in tutto o in parte, per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse.
Si evidenzia tuttavia che l’esercizio di tali diritti trova nella presente fattispecie la limitazione di cui all’art. 2undecies D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) quando da esso possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. L'esercizio dei medesimi diritti potrà, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'Interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'Interessato. Si informa che, in tali casi, i diritti dell'Interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy.
L’Interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi quanto prescritto dalla normativa sulla tutela dei dati personali; il Garante per la protezione dei dati personali è contattabile tramite i recapiti indicati nel Sito dell’Autorità medesima “www.garanteprivacy.it”. Vorremmo in ogni caso avere l’opportunità di affrontare preventivamente ogni perplessità degli Interessati, che potranno rivolgersi all’indirizzo e-mail privacy@vetrispeciali.it o agli altri dati di contatto del Titolare sopra indicati per ogni chiarimento relativo al trattamento dei dati personali che li riguardano e per l’esercizio dei relativi diritti.